At nå mere er for mange en uvirkelig tanke. Og tænk nu, hvis det alligevel lod sig gøre. Jeg har gjort mig nogle erfaringer, og jeg samlet dem i nogle råd, som virker:
Coach dig frem
Tim var lagerchef, og han beklagede sig en dag over, at han aldrig fik aben til at hoppe over på min skulder, når han havde en udfordring. Tværtimod havde han den altid med ud igen, når han forlod mit kontor. Når dine medarbejdere / kolleger vil have en løsning på et problem, kender de ofte selv svaret og vil bare gerne være sikre på, at de gør det rigtige. Selvom de måske håber, at du vil overtage opgaven, skal du coache dem til selv at se løsningen, så du ikke falder i hullet med, at ”det skal jeg da nok gøre for dig”. Dermed sparer du tid på både kort og lang sigt, for det øger sandsynligheden for, at de selv kan løse lignende problemer næste gang.
Undgå forstyrrelser
Jeg ser i virksomheder, jeg kommer ud i, at der ikke altid er den fornødne respekt for andres tid. Ikke af ond vilje, for jeg tror ikke på, at særlig mange går på arbejde med det formål at spolere dagen for deres kolleger. Derimod tror jeg ikke, at de pågældende er bevidste om den effekt, deres egen adfærd har på effektiviteten. Fejlanbragt kollegial kommunikation og støjende adfærd er forstyrrelser. Især når vi sidder i åbne kontorer, er forstyrrelser den store faktor i kalkulen for, hvorfor vi ikke når det, vi skal.
Forstyrrelser – store som små – ødelægger din tankerække. Først bliver du revet ud af det, du var i gang med. Så skal du høre om og forholde dig til noget helt andet. Derefter skal du finde ud af, hvor det lige var, at du var nået til. Jo mere kompleks en opgave du sad med, des større konsekvens har forstyrrelsen. Derfor skal du:
1. Booke alenetid i kalenderen, hvor du ikke vil forstyrres – måske et sted, hvor du kan lukke døren – så du kan få løst de mest komplicerede opgaver i fred og ro.
2. Slå pop-up-vinduet for nye mails fra, så du ikke forstyrres af dem. Check i stedet dine emails på to til tre faste tidspunkter hen over dagen. Hvis noget haster mere, bliver du nok ringet op alligevel.
3. Opdrage dine omgivelser til at samle spørgsmål i ”bunker”, så du ikke bliver forstyrret i et væk. Eventuelt kan de stille spørgsmål, når de kan se, at du lige har afsluttet en opgave, er væk fra dit skrivebord eller af andre årsager er i ”forstyrrelsesmode”.
4. Give dine kolleger feedback på deres forstyrrende adfærd, hvis den er uhensigtsmæssig.
En sund mailkultur
Hvem har ikke prøvet at få en mail og ikke forstå, ”hvad skulle jeg lige med den”? Årsagen til at sætte nogen i kopi kan være mange: Misforstået hensyntagen, søgen efter støtte og sympati, dække sin ryg af eller ”så er de i hvert fald informeret”. Det er spild af tid at gennemgå mails, som man ikke har brug for, og frustrationen ved forgæves at lede efter formålet påvirker arbejdsglæden. Tænk, hvad der ville ske, hvis alle modtagere svarer på tråden, og man så skal følge med i hele korrespondance. Så kan hele dagen gå med at læse mails. Derfor:
1. Overvej om det overhovedet er nødvendigt at bruge tid på en mail, eller om det kan klares mundtligt næste gang I mødes ved kaffemaskinen eller i kantinen.
2. Tænk på konsekvensen ved at udelade nogle af modtagerne? Ofte vil svaret være ingenting, og så skal de da ikke belemres med din mail.
3. Giv dine chefer, medarbejdere og kolleger feedback på deres masseudsendelser.
Planlæg morgendagen
Som din sidste opgave i dag skal du planlægge morgendagen. Du skal prioritere, hvad du skal lave og hvornår. Der skal tages hensyn til deadlines og til de opgaver, som du måske har erfaring for kommer ”ind fra højre”, og som skal løses her og nu. Vær realistisk i dine tidsestimater og husk lidt buffertid, for det er OK både at gå på toilettet og at hente kaffe. Prioriter den mest besværlige opgave – den som du allerhelst vil af med i morgen – som nummer ET og find alle nødvendige dokumenter og data frem. Så er sagen klargjort til, at du kan kaste dig over den straks i morgen tidlig og få den ud af verden. Resten af opgaverne bliver herefter en leg, når den mest bøvlede opgave er løst. En sidegevinst er, at du reducerer sandsynligheden for, at du tyer til overspringshandlinger.
Optimer dine forretningsprocesser
Frem for at gøre tingene lidt smartere i din egen afdeling, skal du anskue din virksomhed fra oven og se på de tværgående processer. Find ud af, hvad der giver værdi for kunden, og fjern de øvrige aktiviteter. (Husk at bl.a. SKAT også er en ”kunde”.) Sørg for, at opgaver ikke går i stå i processen; men holdes i flow. Reducer antallet af ansvarsskift, da de er kilde for dels forsinkelser dels konflikter, hvis der ikke er klare kriterier for, hvornår en opgave er videregivet.
Når du så har ommøbleret dine forretningsprocesser, skal du huske at følge op på dem for dels at vurdere om:
– de virker efter hensigten
– der er opstået nogle uhensigtsmæssigheder
– de kan forbedres endnu mere
Arbejd løbende med dine processer, så du bliver endnu bedre til at tilfredsstille kundebehovene uden at bruge mere tid af den grund.
Tag ledelse
Alt for mange glemmer, at man sagtens kan udøve ledelse, uden at der på visitkortet står leder eller chef. Man kan også kalde det at tage ansvar. Vi kan udvise lederadfærd, og alle har eksempelvis en forpligtelse til at påtale overtrædelse af sikkerhedsforskrifter. Min holdning er, at det samme gælder, hvis en kollega – uanset organisatorisk niveau – forbryder sig mod virksomhedens værdier og regler eller mod lovgivningen. En påtale eller et kammeratligt råd kan gives på mange måder, og desværre er svaret nogen gange en fyring. Så tænk dig om, og vælg dine kampe – herunder brug af whistleblower-ordninger. Nogen gange skal der også bare gøres noget – så gør det! Det giver respekt, som du også opnår ved:
1. Hold fanen højt – foregå med et godt eksempel.
2. Uddeleger opgaverne til de kolleger, der kan løse dem.
3. Lær fra dig, så også dine kolleger arbejder effektivt.
Forhåbentlig bliver du overrasket over, så meget mere du kan nå, blot ved at følge enkelte af ovenstående råd. Arbejd løbende med din egen og dine kollegers tidsanvendelse og anerkend, at vaner tager lang tid at ændre.